Văn phòng coworking 50 thành viên không nên xử lý bằng một chiếc khóa vân tay duy nhất. Cách đang chạy ổn là chia hai lớp: cửa chính dùng bộ kiểm soát ra vào có đầu đọc thẻ và vân tay, các phòng riêng dùng khóa vân tay có app phân quyền theo giờ. Chi phí thực tế cho mô hình 50 người, một cửa chính và bốn phòng riêng, rơi vào khoảng 25.000.000đ đến 34.000.000đ thiết bị, lắp trong một ngày làm việc.
Vì sao khóa vân tay dân dụng đơn lẻ không đủ cho coworking
Khóa dân dụng lưu được 100-200 vân tay, thừa sức về dung lượng. Vấn đề nằm ở khâu vận hành hàng ngày:
- Đăng ký vân tay phải làm tại cửa — member mới đến là quản lý phải chạy ra mở chế độ quản trị. 50 người thì tuần nào cũng có việc này.
- Xóa quyền khi hết hợp đồng — phải nhớ đúng số thứ tự ô nhớ. Xóa nhầm là mất quyền của người khác.
- Lịch sử ra vào — khóa dân dụng chỉ lưu 100-500 bản ghi gần nhất, đủ tra một tuần chứ không đủ đối chiếu công nợ theo tháng.
- Không phân ca — phần lớn model không đặt được khung giờ riêng cho từng người.
Mô hình hai lớp cho 50 thành viên
- Lớp ngoài — cửa kính lối vào dùng bộ kiểm soát ra vào có đầu đọc riêng. Thẻ member phát khi ký hợp đồng, thu lại khi kết thúc, không phải chạm vào khóa.
- Lớp trong — phòng họp, phòng private, kho thiết bị dùng khóa vân tay có app. Số người mỗi phòng chỉ 3-8, quản lý bằng app là nhẹ nhàng.
- Khu vực chung (pantry, nhà vệ sinh) không nên lắp khóa điện tử, chỉ tốn pin và gây tắc lối đi giờ cao điểm.
Bảng thiết bị và giá cho mô hình coworking
| Vị trí | Thiết bị đề xuất | Giá niêm yết | Giá khuyến mãi |
|---|---|---|---|
| Cửa kính lối vào | Bộ khóa kiểm soát ra vào cửa kính HTS-TT5-CTA | 10.500.000đ | 7.500.000đ |
| Phòng họp lớn | Kaadas Q15-5WK push-pull Wi-Fi | 8.900.000đ | 6.500.000đ |
| Phòng private cửa gỗ | Hubert HB CG68 | 8.290.000đ | 6.230.000đ |
| Phòng private cửa nhôm | Kitos KT AL520 II Plus | 9.200.000đ | 7.200.000đ |
| Kho thiết bị, phòng server | Philips DDL609-5HS | 6.400.000đ | 4.390.000đ |
| Cửa nhôm khu vực phụ | Kassler KL599I app wifi | 8.890.000đ | 6.650.000đ |
Quy trình vận hành nên chuẩn hóa từ đầu
- Đánh số ô nhớ theo mã hợp đồng, ghi vào một bảng tính chung. Không dựa vào trí nhớ của lễ tân.
- Thẻ từ phát theo cọc 100.000đ đến 200.000đ mỗi thẻ, ghi rõ trong hợp đồng để giảm mất thẻ.
- Đặt lịch kiểm tra pin mỗi 4 tháng. Phòng họp mở 30-50 lượt mỗi ngày hết pin nhanh gấp ba lần cửa nhà ở.
- Mỗi phòng chuẩn bị một dây sạc dự phòng gắn sẵn ở quầy lễ tân, tránh cảnh khách họp đứng chờ ngoài cửa.
- Giữ một chìa cơ tổng của từng phòng trong két ở quầy, có sổ ký mượn.
Câu hỏi thường gặp
Khóa vân tay lưu được bao nhiêu người? — Model phổ thông lưu 100-200 vân tay và số lượng thẻ tương đương. Với coworking, giới hạn thực tế không nằm ở dung lượng mà ở công sức đăng ký và xóa quyền.
Có xem được ai vào phòng lúc mấy giờ không? — Model có app Wi-Fi cho xem nhật ký mở cửa theo từng người dùng đã đặt tên. Model không có Wi-Fi thì chỉ tra được trực tiếp trên khóa và số bản ghi hạn chế.
Cấp quyền theo khung giờ được không? — Bộ kiểm soát ra vào chuyên dụng làm được theo ca. Khóa dân dụng chủ yếu chỉ có mã số dùng một lần hoặc mã có hạn dùng, phù hợp cho khách vãng lai hơn là phân ca cố định.
Mất điện thì cửa chính có mở được không? — Bộ kiểm soát ra vào cần nguồn, nên phải có bộ lưu điện nhỏ và nút thoát khẩn bên trong. Đây là hạng mục hay bị bỏ qua khi lắp giá rẻ.
Nhân viên nghỉ việc thì xóa quyền mất bao lâu? — Với app Wi-Fi thao tác dưới một phút. Với khóa không kết nối, phải ra tận cửa vào chế độ quản trị, khoảng 3-5 phút mỗi khóa.
Anh chị xem nhóm kiểm soát ra vào nhà trọ, cc mini, văn phòng để chọn bộ cửa chính, kết hợp khóa cửa vân tay Hubert hoặc khóa cửa vân tay Kitos cho phòng riêng. Nếu tòa nhà dùng cửa kính nhiều, tham khảo thêm Khóa Cửa Vân Tay Kaadas. Bảo hành do nhà phân phối Khóa Cửa Chính Hãng cấp.
